La estructura organizativa afecta directamente a la estrategia
A pesar de que está claro que la estructura de nuestra empresa es clave en la ejecución de la estrategia, suele ser uno de los aspectos que más se descuida. Especialmente en las PYMES y empresas familiares.
Así es, la organización de la empresa no debe revisitarse exclusivamente cuando elaboramos un plan de negocio para buscar inversores o cuando presentamos nuestra empresa a potenciales compradores. Debe revisarse constantemente para evitar inconsistencias entre nuestros objetivos y cómo está configurada nuestra empresa para alcanzarlos.
Una estructura organizativa difusa resulta en ineficiencias operativas
Las empresas que no prestan atención a su estructura organizativa acaban sufriéndolo en la cuenta de resultados. Características típicas de organizaciones ineficientes:
- Exceso de responsabilidades y dependencia en determinados miembros de la empresa.
- Dudas sobre quién es responsable en la toma de decisiones y acciones.
- La información no fluye entre departamentos, que se encuentran aislados.
- Falta de control interno.
La solución: delimitar claramente funciones y responsabilidades
Si nuestra empresa está ante un punto de inflexión en su vida (cambios en el sector, salida de personal clave, expansión, reestructuración…), es necesario hacer un ejercicio de análisis interno. Eso sí, tocar el organigrama aisladamente no solucionará nada. Para que el resultado del análisis y las propuestas de mejora calen, deben plasmarse en papel, delimitando claramente todos los aspectos que afectan a las distintas áreas de la empresa y los puestos de trabajo. Para delimitar las funciones y responsabilidades una vez efectuado el análisis, utilizaremos la ficha descriptiva de área y la ficha descriptiva de puestos de trabajo.
La ficha descriptiva de área especificará:
- Si estamos ante un área clave (sustantiva) de la empresa.
- El puesto del responsable del área (i.e. Director Comercial).
- Descripción general del área.
- Un organigrama que desglose los departamentos, en su caso, de cada área.
- Descripción de los departamentos.
- Nombre de los puestos que componen los departamentos y número de personas asignadas.
Por su parte, la ficha descriptiva de puestos de trabajo incluirá:
- El nombre del puesto y el nombre de la persona que lo ocupa.
- Área y departamento al que pertenece.
- Misión del puesto.
- Funciones y actividades principales.
- Puesto del que depende y nombre de la persona que lo ocupa.
- Otros puestos de la organización que también dependen de su superior.
- Número de subordinados y puestos dependiente del suyo.
- Políticas de empresa que afectan a su puesto.
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